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3 weeks ago


Productividad

Blockers de productividad (y cómo superarlos)

3 weeks ago


Blockers de productividad (y cómo superarlos)

3 weeks ago


Cuántas veces has pensado: “el tiempo no me alcanza”, “necesito días de 30 horas”, “no puedo hacerlo porque no tengo tiempo”, “con tantas reuniones no llegó a trabajar”... Pues estas frases son alertas de que NO estás siendo productivo con tu tiempo.

Y déjame exponerte una cruda realidad, la mayoría de las veces, el mayor obstáculo para ser productivos en nuestro día a día, no es otra cosa que nosotros mismos. 

Hoy y siempre hemos tenido el poder de decisión sobre dónde, cuándo y cómo invertimos nuestro tiempo, pero para hacerlo de manera eficiente, debemos construir y acogernos a un conjunto de reglas que nos permitan ‘hackear’ la improductividad. 

A continuación expondré los principales "blockers" de la productividad, y dejaré un par de herramientas para ‘hackearlos’ eficientemente ¡Comencemos!


Distracciones, nuestro peor enemigo

“Enfocarse se trata de aprender a decir no” - Steve Jobs

Permíteme preguntarte, ¿qué es lo opuesto a distracción? Popularmente pensamos que la respuesta es atención, pero como lo expone Nir Eyal en su libro ‘In-distract-able’ (aún no hay traducción en español), el verdadero opuesto a distracción es tracción, y está se define como toda acción que te lleva hacia lo que quieres lograr.

Lo primero que hay que hacer para ser productivos es identificar las distracciones (todo aquello que te aleja de lograr el objetivo) y reducirlas al mínimo. La ecuación es sencilla, a menos distracciones nos expongamos, mayor probabilidad de lograr tracción. 

Una investigación de 2016 mostró que las mayores distracciones laborales son: los smartphones (55%), internet (41%), el chisme de pasillo (37%), el correo electrónico (26%), las reuniones (24%), y los colegas ruidosos (20%). 

Indiferente a que el Covid-19 ha cambiado los chismes de pasillos y los colegas ruidosos por las distracciones de casa, estos consejos te ayudarán a quitarte de encima esas distracciones:

  • Déjale saber a los demás que estarás ocupado.
    Para tu entorno físico, si es pequeño (casa), pídeles a quienes te acompañan que no te interrumpan; si es grande (oficina, cowork), puedes poner un letrero en tu computadora que diga “no interrumpir” (si, igual que los hoteles).
    Para tu entorno digital, bloquea espacios en tu calendario para que los demás no puedan agendarte, y utiliza las opciones de notificación en las aplicaciones de comunicación (whatsapp, slack, oneday…) para que los demás sepan que estás ocupado.
  • Prepará tu espacio de trabajo (y tu snack)
    ¿Les ha pasado que deberían estar sacando adelante esa presentación pero en cambio se encuentran yendo permanentemente a la cocina?
    Muy fácil, antes de empezar a trabajar asegurense que tienen TODO lo necesario para no distraerse: computar, cuaderno, bolígrafo, café, agua, snack… en fin, todo lo demás por lo que se ven a veces haciendo mandados alrededor de la casa u oficina en vez de trabajar.
  • Apaga tus redes sociales y cierra todas las pestañas (incluido el correo)
    Ni esa compra de la camisa que quieres y esta en rebaja, ni saber el resultado del partido del domingo pasado, ni saber si Kim Kardashian ‘posteo’ en sus redes sociales, ni mirar si alguién te ha mandado un correo en los últimos 20 minutos (a menos que lo estés esperando), te ayudarán a tener tracción en tus quehaceres.
    Cierra las ‘pestañas’, cierra tu correo electrónico, cierra tus redes sociales, cierra whatsapp, y cierra todo lo que no tenga que ver con la tarea a realizar.
  • Des-entiendete de tu celular
    Por adictos que seamos, debemos entender que el celular, a menos que nuestra tarea tenga que ver con el mismo, es una distracción. Ponlo en silencio, voltea la pantalla boca-abajo y des-entiendete de el.

LA TÉCNICA DEL TOMATE: Divide tu día en espacios de trabajo de 25 min., separados por descansos de 5 min. Cada uno de estos intervalos se conoce como un tomate. Después de 4 tomates, tomate un descanso de 10-15 min. Existe todo un libro al respecto.

POMODORO TECHNIQUE

DATO DE COLOR: Para quienes creen que la solución es el multitasking, está comprobado que hacer dos actividades al tiempo es mentalmente imposible para el cerebro, y aparentar hacerlo disminuye la productividad en al menos un 40%.

Planear o morir, esa es la cuestión

“Lo que haces cada día es lo que se convertirá en tu destino” - Mahad Magandi

La gran mayoría de las personas (por supuesto estoy incluido) caemos en dos errores crasos a la hora de planear nuestras actividades. 

Por un lado, tendemos a darle la misma importancia y urgencia a un correo sobre la invitación a la fiesta del día de la madre del fondo de empleados, que al reporte estratégico que debe entregarse en la tarde. Esto se llama, falta de priorización. 

Por el otro, creemos tener la capacidad de influir directamente en los resultados cuando realmente sólo podemos influir directamente en las actividades y tareas, que luego se convertirán en resultados. Es por eso que nos pasamos reprogramando proyectos semana tras semana, porque estamos planeando para lograr algo que no podemos controlar directamente. 

Para sobreponerse a lo anterior, existen 4 consejos prácticos e infalibles:

  1. Utiliza la matriz de Eisenhower para priorizar tus tareas:Matriz
    Es muy sencillo, evaluar cada tarea en dos dimensiones: IMPORTANCIA y URGENCIA. Así funciona:
  • Si la importancia es alta y la urgencia es alta, HAZLO YA
  • Si la importancia es alta, pero la urgencia no, PONLO EN LA AGENDA
  • Si la importancia es baja, pero la urgencia es alta, DELEGA (si puedes)
  • Ni la importancia, ni la urgencia es alta, ELIMINA o MINIMIZA ESA ACTIVIDAD
  • En vez de planificar resultados (e. hacer PPT Mercadeo), cada resultado final dividelo en pequeñas tareas, estima el tiempo que te llevará realizar cada una de ellas,  y organiza tus espacios de trabajo por el tiempo estimado. Así te será más fácil controlar tu tiempo y tendrás pequeñas victorias que al sumarlas se convertirán en el resultado que esperabas.
    Ya que estamos en la “era digital”, utiliza la tecnología a tu favor, hay varias plataformas para manejar de manera productiva tu tiempo y el de los demás. Los invito a explorar monday, asana o trello.
    IMPORTANTE: Antes de invertir en tecnología, busquen la manera de optimizar las herramientas que ya tienes disponibles (e. seteando reglas para el uso del calendario), y recuerden que la tecnología por sí sola no resuelve NADA, debes tener el problema identificado y entender cómo la tecnología te ayudará a resolverlo. 

TIP: Crea el hábito de sacar 15 minutos al final de cada día para revisar lo logrado y planear el siguiente. Te recomiendo la metodología KANBAN y este artículo del blog de Trello que te enseñará a dominarla. 


Reunionitis, la peor enfermedad organizacional

“Menos reuniones, más hacer” - Jason Goldberg

Un estudio de Harvard entrevistó 182 gerentes de diferentes industrias acerca de lo que pensaban de las reuniones. Estos fueron los resultados:

  • 71% consideran que las reuniones son improductivas e ineficientes; 
  • 65% consideran que las reuniones no les permite terminar con sus responsabilidades; 
  • 64% creen que reducen la capacidad de pensamiento análitico, pues o se está en la reunión o se piensa.

No hay nada más improductivo, y a la vez común, que vernos enfrascados en una reunión en la cual no deberíamos estar, o peor aún, la cual nunca debió existir para nadie (pudo ser un correo o simplemente una llamada entre dos personas). Aceptemoslo, la ‘reunionitis’ es una de las enfermedades organizacionales que más padecen las empresas, y por ende, que padecemos quienes trabajamos en ellas. 

El problema no son las reuniones en sí, pues está comprobado que estas son fundamentales para facilitar la colaboración entre equipos en donde permiten el flujo de información entre áreas y proyectos, estimulan la creatividad y son un pilar de la innovación. El problema con las reuniones es el CÓMO las utilizamos para que potencien nuestro trabajo. 

La próxima vez que coordines o participes en una reunión, ten en cuenta estos puntos y verás cómo conviertes estos encuentros en espacios de alta productividad y eficiencia:

  • Deja claro el objetivo de la reunión
    Aunque parezca obvio, el 99% de las reuniones que recibimos nunca dejan explícito el objetivo para el cual están siendo convocadas (estadística por experiencia propia). La mejor manera de tener una reunión productiva es dejar claro el para qué de la reunión. Así de simple.
    Tip: Por favor, antes de convocar cualquier reunión preguntate: ¿es necesario hacer una reunión para lograr este [poner aquí el objetivo a lograr]?, muchas reuniones nunca han debido ser una reunión, han debido ser una corta llamada, un correo o un mensaje de Slack.
  • La regla 8-18-1800
    ¿Cuanta gente debes convocar a una reunión? Sigue estas reglas y tendrás el número idóneo para cada uno de tus encuentros:
      • 2-8 máx. personas, si tienes que resolver un problema o tomar una decisión. Más participantes hará que sea tortuoso llegar a una conclusión. 
      • 9-18 máx, personas si el objetivo es hacer una lluvia de ideas, recibir retroalimentación sobre algo en específico (e. comentarios sobre la nueva ‘landing’) o tener una ‘weekly’ de equipo. 
      • +18, si el propósito es informar unilateralmente (e. reportar a la empresa los resultados del trimestre) o liderar tropas en una batalla. 

        TIP: Si la reunión implica toma de decisiones, procura siempre tener un número impar de personas, de esta manera te aseguras que siempre al menos podrán tomar una decisión por mayoría.
      • Dejar claras las expectativas y los resultados
        Igual que en los equipos deportivos, cada persona dentro de la reunión debe tener claro lo que se espera de ella, y se debe dejar claro cuáles serán los posibles resultados del encuentro.
        Ejemplo, si tu eres un vendedor, y la reunión es con un prospecto comercial en donde tu quieres que ella tome una decisión sobre la propuesta, hay que dejarle claro que: (1) su participación en la reunión es para que tome una decisión sobre la propuesta; y (2) que los posibles resultados son que diga “si” o “no”.
    1. Se un guardián del tiempo
    2. Suena como otra obviedad, pero cuántas veces no cumplimos con el horario de inicio porque: no sabemos la plataforma a usar (¿hangouts o zoom?) y nos demoramos iniciando; se tocan otros temas que no estaban contemplados y se extiende… y así.
      Delimitar y respetar el tiempo que tomará el encuentro es clave para lograr reuniones productivas.Y sí, sí el encuentro logra su objetivo antes de lo esperado, hay que dar por terminada la reunión.

      TIP: Prepararse 5 minutos antes de la reunión para solucionar cualquier inconveniente previo, ser conciso con las intervenciones y llamar la atención cuando el tema deja de ser por el cual se convocó, harán que tus reuniones sean mucho más efectivas.
      RECOMENDADO: Si quieren profundizar en productividad a través un buen manejo de reuniones, les extra recomiendo este episodio de ‘Cómo Fabricar Tiempo’ sobre ‘Hackear el tiempo en la oficina’. Para escuchar click aquí

      No estamos presentes

      “Vivimos en un mundo que depende de cómo nos sentimos y de nuestra percepción del mundo” - Andy Puddicombe

      A pesar que tendemos a externalizar la culpa, pues hoy más que nunca las fuentes de distracción se cuentan en miles, nuestro verdadero problema de tracción, y por ende de baja productividad, no reside en nuestro entorno, ni en el WIFI, ni en Mark Zuckenberg... el verdadero problema reside en nuestra mente.

      Así lo determinaron dos psicólogos de Harvard (y 2,500 años de historia), Matthew Killingsworth y Daniel Gilbert, en donde después de estudiar a 2,250 adultos concluyeron que el 47% del tiempo que pasamos despiertos, lo pasamos en un estado de mente deambulante. Deambulando en el restaurante al que iremos el fin de semana, los correos que olvidamos enviar antes de salir de casa, las tan anheladas vacaciones… Tenemos nuestra mente en todas partes, menos en el aquí y el ahora.

      ¿La solución para ello? 

      La mejor manera de estar presentes, es siendo conscientes de ello, y el mejor camino a esa consciencia es la meditación. Lo anterior no significa raparse la cabeza e irse a una cueva desierta en medio de los Himalaya, se trata de estar aquí.

      ¿Qué es la meditación?

      Como lo define HeadSpace, “La meditación no se trata de convertirse en una persona distinta ni nueva y tampoco en alguien mejor. Se trata de desarrollar la consciencia y de adoptar una perspectiva más saludable hacia las cosas. La idea no es apagar nuestros pensamientos o sentimientos. La idea es poder observarlos sin juzgarlos. Y, eventualmente, llegar a comprenderlos mejor”. En otras palabras, se trata de tener una mejor relación con nosotros y los demás.

      ¿Por dónde empezar?

      Te dejo mi top 3 por dónde empezar a meditar:

      • Descargarse la app de HeadSpace, tiene unos módulos gratuitos.
      • Reto de 21 días de Deepak Chopra. 
      • En Youtube encontrarán muy buenos consejos gratuitos para dar el primer paso.

      Dato de color: HeadSpace es una app de meditación que desde el 2010 viene ayudando a personas como yo a estar más presentes en el mundo y su entorno (es una lección de nunca acabar). Además, es la única app aprobada por el FDA para combatir el estrés en Estados Unidos. Más info, click aquí

       

      Por: Pedro Mejia

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